Nuestro Objetivo.
Integrar los elementos normativos relacionados con la gestión documental y la administración de los archivos en el ITAIT, con el firme propósito de coadyuvar a facilitar el acceso a la información pública y la protección de datos personales que obran en los archivos, así como apoyar para el cumplimiento de las obligaciones en materia de archivos y su implementación en buenas prácticas.
¿Qué es la Gestión Documental y la Administración de Archivos?
La Gestión Documental y la Administración de Archivos en las instituciones de la administración pública y organismos autónomos, son compromisos que deben cumplirse para el correcto manejo de la documentación y así poder garantizar el acceso a la información.
La Gestión Documental, es el área que garantiza el control eficaz y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de los documentos, y el cual también incluyen procesos de registro, organización, descripción, acceso, consulta y disponibilidad de la información.
Por otro lado, la Administración de Archivos corresponde a las tareas que se realizan durante la implementación de todos de servicios que se ofrecen en los archivos, tanto de manera interna como externa. No se podría pensar en una correcta Administración de Archivos sin una correcta Gestión Documental.
Ambas actividades, son complementarias durante el ciclo de vida de los documentos y deben contar con personal que tenga conocimientos archivísticos.
Beneficios:
* Identificación de los documentos con carácter histórico.
* Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos y expedientes.
* Acceso rápido y seguro a la información, reduciendo los tiempos de búsqueda de información y por consiguiente de respuesta a solicitudes de información.
* Ahorro de costos, referente a la reducción de espacios donde preservar la documentación.
* Privilegiar el ejercicio de los derechos fundamentales: derecho a la verdad, derecho a la información y derecho a la memoria.
* Privilegiar el ejercicio del Derecho de Acceso a la Información.
Sistema Institucional de Archivos.
El Sistema Institucional de Archivos (SIA) es definido en la Ley General de Archivos (LGA) como: “El conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada sujeto obligado y sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental”.
Todos los documentos de archivo en posesión de los sujetos obligados formarán parte del sistema institucional; deberán agruparse en expedientes de manera lógica y cronológica, y relacionarse con un mismo asunto, reflejando con exactitud la información contenida en ellos, en los términos que establezca el Consejo Nacional de Archivos y las disposiciones jurídicas aplicables.
Es importante señalar que la LGA establece que las instituciones deben tener un sistema institucional para la administración de sus archivos. Las mismas instituciones son las responsables de la organización, conservación y buen funcionamiento de su sistema institucional de archivos.
Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA).
DE LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS
CAPÍTULO V
DE LA PLANEACIÓN EN MATERIA ARCHIVÍSTICA</h3
Artículo 23. Los sujetos obligados que cuenten con un sistema institucional de archivos, deberán elaborar un programa anual y publicarlo en su portal electrónico en los primeros treinta días naturales del ejercicio fiscal correspondiente.
Artículo 24. El programa anual contendrá los elementos de planeación, programación y evaluación para el desarrollo de los archivos y deberá incluir un enfoque de administración de riesgos, protección a los derechos humanos y de otros derechos que de ellos deriven, así como de apertura proactiva de la información.
Artículo 25. El programa anual definirá las prioridades institucionales integrando los recursos económicos, tecnológicos y operativos disponibles; de igual forma deberá contener programas de organización y capacitación en gestión documental y administración de archivos que incluyan mecanismos para su consulta, seguridad de la información y procedimientos para la generación, administración, uso, control, migración de formatos electrónicos y preservación a largo plazo de los documentos de archivos electrónicos.
